Kode Etik menggunakan Email

Email adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur internet. E-Mail merupakan salah satu proses pengiriman surat melalui internet dengan menggunakan waktu yang sangat singkat dan cepat kurang lebih 1 Menit.


Email merupakan surat elektronik yang penggunaannya sekarang didukung oleh 3 jenis protokol internet, yaitu Post Office Protocol yang disebut juga sebagai POP, Internet Mail Access Protocol disebut juga IMAP, dan yang ketiga adalah Simple Mail Transfer Protocol yg disebut SMTP. Dari antara tiga jenis protokol internet ini, menurut majalah digital dari asiacomputerweekly (http://www.asiacomputerweekly.com) email yang menggunakan protokol internet dari situs web itu sendiri yang disebut sebagai web mail akan mendominasi pangsa pasar.


Mengapa email begitu popular? Karena email adalah sarana komunikasi yang mudah diakses dan sangat hemat serta cepat hanya dalam hitungan detik seseorang sudah dapat menerima dan mengirim email ke mana pun di dunia ini. Begitu kuatnya email dalam berkomunikasi, Anda ingat peristiwa hancurnya menara kembar di WTC tgl 11 September 2001? Salah satu adalah karena komunikasi yang diberikan oleh email kepada para teroris dan itulah sebabnya AOL bekerjasama dengan FBI untuk memeriksa file-file email yang diduga ada hubungannya dengan para teroris, demikian kata CNN News. Hal ini dilakukan dengan cara menyimpan semua logs file sewaktu para pengguna email menggunakan email yang melintas di jaringannya. Kemudian FBI bersama dengan ISP mengembangkan apa yang disebut Carnivore, yang kini disebut DCS1000 (Digital Collection System) yang memungkinkan mereka untuk menyadap komunikasi yang melintas di setiap ISP di negeri paman SAM ini.


# Kode etik yang harus diterapkan ketika kita akan mengirim email diantaranya adalah :
1.Formal atau Non-Formal
Siapakan penerima e-mail anda? teman atau klien? Perlukah memakai bahasa yang formal?

2. Tujuan Menulis
Tentukan tujuan menulis dari awal, agar tidak melantur.

3. Jangan menulis selagi marah
Jika anda sedang marah, atau nuansa hati lagi tidak enak, tundalah penulisan e-mail. Apalagi bila anda menulis balasan hal-hal yang membuat anda marah.

4. Penggunaan To, CC, dan BCC
•To – Ditujukan untuk lawan bicara anda
•CC (Carbon Copy) – Atau tembusan, digunakan untuk memberitahu orang lain yang bersangkutan.
•BCC (Blind Carbon Copy) – Sama dengan CC, tapi tembusan tidak akan terlihat oleh penerima To atau CC.

5. Penggunaan Subject
Judul e-mail harus jelas dan mencerminkan isi e-mail sesungguhnya. Hindari penulisan judul email tanpa isi (body), yang kesannya malas atau tidak professional.

6. E-mail, bukan novel
Menulis e-mail itu cukup singkat saja, langsung ke pokok masalah, tidak perlu bertele-tele seperti menulis novel. Namun juga jangan terlalu singkat seperti SMS.

7. Pemakain huruf besar (semua)
Di dunia maya, pemakain huruf besar dianggap menjerit. Jadi hindari hal ini agar tidak memberi kesan yang salah terhadap lawan bicara anda.

8. Pemakaian tanda seru
Bila memang diperlukan, cukup satu saja! Tidak perlu sampai berulang kali (!!!!!).

9. Signature
Memang enak menggunakan fitur otomatis seperti di MS Outlook. Namun sebagian orang mempunyai kepentingan yang berbeda, contohnya anda tidak mau mencantumkan nomer HP pribadi di setiap e-mail untuk menghindari panggilan2 tengah malam .

10. Periksa ejaan (yang disempurnakan?)
Setelah selesai dengan isi e-mail, jangan lupa untuk memeriksa ulang ejaan. Hal ini penting untung memberi kesan serius dan profesional.

11. Polos saja, tanpa hiasan
E-mail paling efektif dengan format plain text, tanpa variasi HTML (termasuk latar belakang warna-warni, plus animasi).

12. Attachment, atau lampiran
Tidak semua orang hidup dengan internet berkecepatan tinggi, oleh karena itu pertimbangkan penggunaan layanan online storage untuk lampiran berukuran besar. Jangan lupa menjadikan satu ZIP file untuk lampiran berjumlah banyak, agar tidak kelewatan.

13. Read Notification Receipt
Perlukah anda memberi jawaban ke lawan bicara anda bahwa e-mailnya telah diterima? Bila sudah tidak ada di Outbox, berarti e-mail tersebut telah terkirim, meskipun kadang tidak instan.

14. Berikan balasan sepantasnya
Tulislah balasan secepatnya (atau sepantasnya), terutama bila akhiran isi surat menandakan bahwa lawan bicara anda menunggu balasan atau keputusan anda.

15. Penggunaan Reply-to-All dan Forward
•Reply-to-All – Pertimbangkan matang2 sebelum memakai fitur ini, untuk mencegah e-mail yang tidak diharapkan (oleh orang lain). Hal ini sering terjadi pada diskusi grup lewat e-mail, yang hanya pengirim pertama yang perlu diberi jawaban. 11 orang dengan Reply-to-All = 100 email.
•Forward – Fitur yang satu ini adalah yang paling disukai oleh pengirim surat berantai. Tapi yang paling menggangu adalah penggunaan To/CC untuk semua penerima, yang membuat e-mail anda tersebar ke orang2 yang tidak dikenal. Gunakanlah BCC untuk fitur ini.

16. Surat Berantai
Pakailah akal yang jernih sebelum anda menekan tombol forward. Tanyalah pada diri anda sendiri, apakah hal tersebut bisa/akan terjadi? Hampir semua surat berantai tidaklah berguna. Perlu dipertimbangkan juga, siapa saja yang patut menerima e-mail macam itu. Bukan bos atau klien anda tentunya.

17. 24 Jam untuk tindak lanjut
Berilah 24 jam tenggang waktu untuk menindaklanjuti e-mail anda. Sadarilah bahwa tiap orang mempunyai kepentingan pribadi. Tidak perlu langsung SMS, atau telpon, setelah menekan tombol Send.



Sumber :
http://aksel-hafizfauzi.blogspot.com/2010/01/artikel-tentang-perkembangan-email.html
http://aset88.wordpress.com/2010/03/15/kode-etik-menggunakan-email/